Bạn đang có 1 dãy các dữ liệu và bạn muốn chia những dữ liệu đó thành từng cột riêng nhưng lại không biết cách làm. Đừng lo âu, ở bài viết này mình sẽ chỉ dẫn cho các bạn cách chia cột trong

Có thể bạn quan tâm

• Mắt kính Esprit của nước nào? Có tốt không? Có nên sở hữu ngay?
• iPhone mã CN/A là của nước nào? Xuất xứ ở đâu? Dùng có tốt không? 6
• Cách sử dụng hàm TRUE trong Excel chi tiết, có ví dụ dễ hiểu
• Thương hiệu LG của nước nào? Có tốt không? Có nên mua hay không?
• Đầu số 0129 đổi thành gì? Chuyển đổi đầu số VinaPhone có ý nghĩa gì?

cực kỳ đơn giản mà rất hiệu quả, hãy theo dõi bài viết nhé!

I. Khi nào cần phải chia cột, ích của việc chia cột trong Excel

Đôi khi trong lúc làm việc và sử dụng các dụng cụ của Microsoft như Word hay Excel, bạn sẽ gặp những trường hợp phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác nhau những lại hiển thị chỉ ở 1 ô.

Việc của bạn là chuyển đổi hết thảy dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng và để tách được bằng cách thủ công thì sẽ cực kỳ tốn thời kì và công sức. Vậy nên bài viết này sẽ giúp bạn cách để chia cột cực kỳ mau chóng.

Những trước khi vào cách làm hãy cùng mình xem qua các trường hợp nào có thể chia cột bằng cách này nhé!

1. Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tích

Trường hợp này là trường hợp xảy ra khá phổ quát khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. Đối với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ các file như

Xem Thêm : Tìm hiểu CPU laptop Intel Core i7 10510U 2

,

,… sang Excel và thường các chuỗi ký tự sẽ được ngăn cách bởi các dấu câu như: dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”, dấu gạch nối “-“,…

2. Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau

Trường hợp này thì sẽ hiếm khi xảy ra hơn, nhưng trong 1 vài trường hợp khi bạn nhập các dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,… thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có thể giải quyết được chúng dễ dàng với cách chi cột mình hướng dẫn bên dưới.

II. Cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Cách này sẽ chỉ dẫn bạn cách để giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu và dấu phân tách.

• 
  Ưu điểm:
  
  Nhanh, dễ thực hiện, có thể chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập liệu.
• 
  Nhược điểm:
  
  Không có nhiều chọn lựa để chia cột.

1. hướng dẫn nhanh

Mở

file Excel

cần chia cột

Tô đen

vùng

dữ liệu cần chia

Chọn

thẻ Data

Chọn

Text to columns

Cửa sổ

Convert Text to Columns Wizard

hiện lên Tích vào ô

Delimited

Nhấn

Next

Chọn

điều kiện tách

trong hộp thoại

Delimiters

Nhấn

Next

Nhấn

Finish

để chia cột trong Excel.

2. chỉ dẫn chi tiết

Mình có 1 thí dụ như sau và mình muốn tách ra từng cột với dấu phân tách là dấu gạch ngang “-“.

thí dụ cách chia cột trong Excel theo dấu phân tích

Bước 1:

Tô đen vùng dữ liệu cần chia

Bước 2:

Chọn

thẻ Data

Chọn

Text to columns

.

Chọn Text to columns

Bước 3:

Cửa sổ

Convert Text to Columns Wizard

hiện lên.

Trong đó:

• 
  Delimited:
  
  Chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
• 
  Fixed width:
  
  Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên

Bước 4:

Tích vào ô

Delimited

Nhấn

Next

.

Nhấn Next

Bước 5:

Chọn

điều kiện tách

trong hộp thoại

Delimiters

.

Sau khi chọn bạn có thể xem trước định dạng sẽ hiển thị ở phần Data Preview bên dưới.

Trong đó:

• 
  Tab:
  
  Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
• 
  Semicolon:
  
  Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
• 
  Comma:
  
  Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
• 
  Space:
  
  Dữ liệu được phân tích bằng khoảng trắng (Space).
• 
  Other:
  
  Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà bạn có thể tùy chỉnh.

Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters

Ở đây mình sẽ tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang “-“.

tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang

Bước 6:

Chọn

định dạng

cho cột ở phần

Column data format

và

vị trí cột

sẽ

xuất hiện

ở phần

Destination

.

Trong đó:

• 
  General:
  
  Không có định dạng.
• 
  Text:
  
  Kiểu văn bản.
• 
  Date:
  
  Kiểu ngày tháng.
• 
  Do not import column (Skip):
  
  Cột mà bạn chọn dòng này sẽ không được hiển thị khi có kết quả.

Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination

Ở đây mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.

Bước 7:

Nhấn

Finish

để chia cột trong Excel.

Nhấn Finish để chia cột trong Excel

Kết quả sau khi hoàn tất.

Kết quả sau khi hoàn thành

III. Cách chia cột theo vị trí của ký tự

Mình có 1 thí dụ về bảng mã màu khá lộn xộn như sau:

tỉ dụ

Ở đây mình muốn tách các dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với cú pháp #DDDDDD, #888888,…

Bước 1:

Mở

file Excel

mới Chọn

thẻ Data

Chọn

New Query

.

Chọn thẻ Data

Bước 2:

Chọn

From File

Chọn

From Workbook.

Ở đây mình chọn From Workbook do mình đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu trong 1 file Excel khác. ngoại giả bạn cũng có thể chọn những loại tệp như: CSV, XML, Text, Folder.

Chọn From Workbook

Bước 3:

Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột Nhấn

Import.

Nhấn Import

Bước 4:

Chọn

Sheet

dữ liệu Nhấn

Transform Data.

Nhấn Transform Data

Bước 5:

Nhấn vào

Split Column

Chọn các điều kiện muốn chia cột.

Trong đó:

• 
  By Delimiter:
  
  Chia cột bởi dấu phân cách.
• 
  By Number of Characters:
  
  Chia cột bởi số lượng ký tự.
• 
  By Positions:
  
  Chia cột bởi vị trí theo số trật tự.
• 
  By Lowercase to Uppercase:
  
  Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa.
• 
  By Uppercase to Lowercase:
  
  Chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường.
• 
  By Digit to Non-Digit:
  
  Chia cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
• 
  By Non-Digit to Digit:
  
  Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số đến có chữ số.

Chọn các điều kiện muốn chia cột

Bước 6:

Chọn

Number of Characters

.

Chọn Number of Characters

Bước 7:

Ở hộp thoại hiện lên Phần

Split

chọn

Repeatedly

Điền số 7 vào phần

Number of Characters

.

Điền số 7 vào phần Number of Characters

Bước 8:

Chọn

Advanced options

Chọn kiểu

cột (column)

hoặc

dòng (row)

Nhấn

OK

.

Ở bước này bạn có thể xem trước số hàng hoặc cột sẽ được chia ở phần

Number of columns to split into

.

Nhấn OK

Bước 9:

Chỉnh sửa lại dữ liệu.

Nếu dữ liệu sau khi chia không như mong muốn thì bạn có thể

xóa định dạng

chia cột đã làm ở phần

Query Settings

và thực hành lại các thao tác từ

bước 1

.

Chỉnh sửa lại dữ liệu

Bước 10:

Nhấn vào mũi tên hướng xuống ở

mục

Close & Load

Chọn

Close & Load

là bạn đã hoàn thành việc chia cột theo số lượng trong Excel rồi!

Chọn Close & Load

Và đó là cách có thể giúp bạn chia cột trong Excel cực đơn giản. Hãy tham khảo và làm theo nhé, nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!