là một chương trình xử lý bảng tính hữu dụng cho toàn bộ mọi người. Để giúp cho việc dùng Excel trở thành tối ưu hơn, bài viết sẽ giới thiệu và chỉ dẫn cho bạn các định dạng số trong Excel. Cùng tham khảo ngay nhé!

1. Định dạng số (Number Formats) là gì?

Định dạng số

(

Number Formats

) trong Excel là kiểu định dạng

dữ liệu số

trong bảng tính theo một kiểu nhất định như

tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số lần, tháng ngày,…

Định dạng số là kiểu định dạng dữ liệu số trong Excel

2. dùng định dạng số để làm gì?

dùng định dạng số sẽ giúp cho Excel

hiểu

được

chuẩn xác dữ liệu

đó là gì. Qua đó, quá trình

tổng hợp thông báo

hoặc

phân tách dữ liệu

sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, định dạng số còn giúp cho người đọc dễ dàng

đọc hiểu

các con số trên đó và có

cái nhìn tổng quan

hơn về dữ liệu.

dùng dữ liệu số giúp cho việc đọc hiểu dữ liệu dễ dàng hơn

3. Những kiểu định dạng dữ liệu căn bản trong Excel

Có rất nhiều kiểu định dạng số trong Excel. Dưới đây, bài viết sẽ giới thiệu một số kiểu định dạng dữ liệu căn bản.

Để định dạng số, trước tiên bạn cần phải mở hộp thoại

Format Cells

. Tham khảo

4 cách

mở hộp thoại Format Cells dưới đây:

Cách 1

:

Dùng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells

Tại bảng dữ liệu, bạn chọn

vùng cần định dạng

Bấm phím tắt

CTRL

+

1

.

Dùng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells

Cách 2

:

sử dụng chuột phải

Click

chuột phải

vào

vùng cần định dạng

Chọn

Format Cells

.

sử dụng chuột phải để mở Format Cells

Cách 3

:

Bấm vào các mũi tên

Nhấn vào các

mũi tên

ở thanh công cụ để mở hộp thoại Format Cells.

Nhấn vào các mũi tên ở thanh phương tiện để mở hộp thoại Format Cells

Cách 4

:

Mở hộp thoại Format Cells trong thẻ Home

Tại thẻ

Home

, chọn

Format

Click chọn

Format Cells

.

Cách mở hộp thoại Format Cells trong thẻ Home

Hộp thoại Format Cells sẽ có

6 thẻ

dưới đây:

– Thẻ

Number

: Hỗ trợ các

định dạng số

trong Excel.

– Thẻ

Alignment

: tương trợ

căn chỉnh văn bản

trong Excel.

– Thẻ

Font

: Hỗ trợ điều chỉnh, Lựa chọn

cỡ chữ

,

kiểu chữ

trong Excel.

– Thẻ

Border

: Hỗ trợ tạo

khung viền cho bảng

trong Excel.

– Thẻ

Fill

: tương trợ tự động

làm đầy


dữ liệu

tại cột hoặc hàng trong Excel.

– Thẻ

Protection

: tương trợ

bảo vệ trang tính

bằng cách tạo mật khẩu trong Excel.

6 thẻ trong hộp thoại Format Cells

Định dạng số (Number) trong Excel

Định dạng số

là định dạng thường dùng nhất trong Excel. Định dạng số bao gồm định dạng

số thập phân

,

số âm

và

dấu phẩy ngăn cách phần nghìn

.

– Cách sử dụng như sau: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Number

ở cột bên trái Tùy chọn

định dạng

ở cột bên phải Chọn

OK

.

Các định dạng:

+

Decimal places

: Thiết lập số ở sau dấu phẩy của phần thập phân.

+

Use 1000 Separator

(,): Nếu tick vào mục này, dấu phẩy sẽ xuất hiện để ngăn cách chữ số hàng nghìn.

+

Negative numbers

: Định dạng số âm.

Cách sử dụng định dạng số (Number) trong Excel

–

thí dụ

: chọn lọc định dạng Number cho cột Revenue:

+ dùng 3 số ở sau dấu phẩy.

+ sử dụng dấu phẩy ngăn cách chữ số hàng nghìn.

Lựa chọn định dạng Number cho cột Revenue

Định dạng chữ (Text) trong Excel

Khi dùng định dạng chữ cho nội dung trong Excel, thì nội dung này sẽ mặc định

căn lề trái

.

– Cách sử dụng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Text

ở cột bên trái Chọn

OK

.

Cách dùng định dạng chữ (Text) trong Excel

–

tỉ dụ

: dùng định dạng Text cho cột Year.

sử dụng định dạng Text cho cột Year

Định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel

Khi sử dụng định dạng tiền tệ, ký hiệu của

đơn vị tiền tệ

đó sẽ xuất hiện

bên cạnh số tiền

đó.

– Cách sử dụng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Currency

ở cột bên trái Tùy chọn

định dạng

ở cột bên phải Chọn

OK

.

Các tùy chọn:

+

Decimal places

: Thiết lập số ở sau dấu phẩy của phần thập phân.

+

Symbol

: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.

+

Negative numbers

: Định dạng số âm.

Cách dùng định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel

–

thí dụ

: Định dạng Currency cho cột Revenue như sau:

+ sử dụng 3 dấu phẩy ở sau số thập phân.

+ Đơn vị tiền tệ là $.

Định dạng Currency cho cột Revenue

Định dạng trong kế toán (Accounting)

Định dạng kế toán cũng sử dụng cho các

giá trị tiền tệ

. Tuy nhiên, khi sử dụng định dạng kế toán, các

ký hiệu tiền tệ

sẽ xếp thành

1 hàng thẳng

chứ không không liền kề với số như định dạng Currency.

– Cách sử dụng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Accounting

ở cột bên trái. Sau đó, tùy chọn

định dạng

mong muốn ở cột bên phải Chọn

OK

.

Định dạng Accounting có

2 tùy chọn

:

+

Decimal places

: Thiết lập số ở sau dấu phẩy của phần thập phân.

+

Symbol

: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.

Cách sử dụng định dạng trong kế toán (Accounting)

–

Ví dụ

: Định dạng Currency cho cột Revenue như sau:

+ sử dụng 3 dấu phẩy ở sau số thập phân.

+ Đơn vị tiền tệ là $.

Định dạng Currency cho cột Revenue

Định dạng phần trăm (Percentage) trong Excel

Đây cũng là một định dạng được dùng nhiều trong các định dạng số. Khi sử dụng định dạng phần trăm, các giá trị sẽ được hiển thị dưới dạng

%

.

– Cách dùng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Percentage

ở cột bên trái Chọn tùy chọn

Decimal places

ở cột bên phải Nhấn

OK

.

Cách dùng định dạng phần trăm (Percentage) trong Excel

–

tỉ dụ

: Định dạng Percentage cho cột Interest rate và không có số thập phân.

Định dạng Percentage cho cột Interest rate

Định dạng số trong khoa học (Scientific)

Định dạng số trong khoa học tại Excel được dùng để

hiển thị các số rất lớn

hoặc

rất nhỏ

.

– Cách sử dụng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Scientific

ở cột bên trái Tùy chọn có bao nhiêu số thập phân ở bên phải tại mục

Decimal places

Chọn

OK

.

Cách định dạng số trong khoa học (Scientific)

–

thí dụ

: thường nhật, 70 tỷ khi được viết dưới dạng số sẽ là 70,000,000,000. Sau khi sử dụng định dạng Scientific, 70 tỷ sẽ được hiển thị là 7.E+10 (7 nhân 10 mũ 10).

Định dạng số 70 tỷ

Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)

Định dạng Custom

cho phép người dùng

tự tạo ra định dạng

cho riêng mình theo quy luật của Excel. Quy luật này gồm

4 phần

theo thứ tự:

số dương

,

số âm

,

số 0

và

text

. Cụ thể:


;

;

;

.

– Cách sử dụng: Tại hộp thoại

Format Cells

, chọn

Custom

ở cột bên trái Tùy chỉnh

định dạng

mong muốn tại mục

Type

ở cột bên phải.

Cách dùng định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)

–

thí dụ

: Định dạng Custom theo quy luật

;

;

;

như sau:

#,##0.00;(#,##0.00);”-”;[Red]@

Khi đó, định dạng đó sẽ được hiển tỉnh thành:

+ Số dương: Số dương sẽ hiển thị 2 chữ số ở phần thập phân (nếu có) và được ngăn cách hàng nghìn bằng dấu phẩy.

+ Số âm: Số âm sẽ định dạng hiển thị rưa rứa như số dương nhưng được đặt trong dấu ngoặc đơn.

+ Số 0: Số 0 sẽ được hiển thị dưới dạng một dấu gạch nối

+ Text: Dữ liệu text sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.

Định dạng Custom #,##0.00;(#,##0.00);”-”;[Red]@

4. Một số mẹo sử dụng định dạng số trong Excel

Ngoài các hướng dẫn trên, mời bạn tham khảo thêm một số

mẹo

dùng định dạng số trong Excel dưới đây.

Xem lại các giá trị sau khi vận dụng định dạng số

Trong một số trường hợp, định dạng số sẽ có thể không đưa ra các kết quả như đợi mong.

thí dụ: Khi áp dụng định dạng phần trăm cho giá trị

7

. Con số hiển thị có thể là

700%

chứ không phải

7%

như trông chờ của bạn.

Do đó, sau khi vận dụng định dạng số, bạn nên

kiểm tra lại kết quả

để tránh những sai sót không đáng có nhé.

Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số

áp dụng định dạng số cho toàn cột

Nếu trong một cột dữ liệu chỉ sử dụng một định dạng số nhất mực thì bạn có thể thực hiện như sau: Chọn

vơ cột

Tùy chọn

định dạng

số muốn sử dụng (Ví dụ: Percentage).

Cách ứng dụng định dạng số cho toàn cột

Bài viết giới thiệu và chỉ dẫn sử dụng các định dạng số trong Excel. Hy vọng những thông báo này có thể giúp ích cho bạn. Nếu có thắc mắc gì, hãy để lại câu hỏi ở dưới phần bình luận nhé!